Als Office Manager bij Soil Valley vervul jij een belangrijke rol om al dit werk mogelijk te maken. Je ondersteunt het bestuur en de algehele organisatie op zowel organisatorisch als administratief vlak. Je bent verantwoordelijk voor het plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en zorgt ervoor dat gemaakte afspraken worden opgevolgd. Daarnaast bied je inhoudelijke ondersteuning aan het bestuur en draag je zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse kantoororganisatie, waaronder het aansturen van leveranciers en het beheren van kantoorbenodigdheden.
Je beheert inkomende post en e-mail, zorgt voor een correcte doorverwijzing van verzoeken en houdt digitale dossiers overzichtelijk en up-to-date. Ook het administratief beheren van het participanten netwerk van Soil Valley behoort tot jouw taken, evenals het opstellen en beheren van contracten met netwerkpartners en leveranciers. Je houdt deadlines scherp in de gaten, signaleert tijdig het aflopen van contracten en verwerkt inkomende en uitgaande facturen nauwkeurig.
Naast je management ondersteunende taken speel je ook een actieve rol bij de organisatie van evenementen. Je helpt bij het opstellen van tijdschema's, het boeken van locaties en het coördineren van leveranciers. Tijdens evenementen fungeer je als aanspreekpunt voor deelnemers en betrokken partijen, en werk je nauw samen met teams zoals catering, techniek en beveiliging. Je ontvangt gasten op een gastvrije manier, zorgt dat alle benodigde materialen en apparatuur aanwezig zijn en weet snel te schakelen bij onverwachte situaties.
