De Experience Days zijn jaarlijks terugkerende open dagen waarbij bezoekers meegenomen worden in de wereld van Royal Eijkelkamp. Zij krijgen een uitgebreid aanbod demonstraties, presentaties en rondleidingen voorgeschoteld.
Tijdens de editie in 2022 kwamen in 5 dagen tijd maar liefst 1.000 mensen uit 40 landen van over de hele wereld naar Giesbeek om dit evenement bij te wonen. Voor de organisatie een prachtige en uitdagende klus. Maar wat komt er eigenlijk allemaal kijken bij het organiseren van zo'n meerdaags evenement?
Van vergunning tot verkeersregelaars
De organisatie van de Experience Days ligt in handen van een projectteam, bestaande uit 8 medewerkers van Royal Eijkelkamp. Zij komen van verschillende afdelingen zoals Sales, Facility Management, Communicatie & Marketing en Business Intelligence. Allemaal hebben ze hun eigen expertises en verantwoordelijkheden binnen het projectteam. Ruim driekwart jaar voordat het evenement plaatsvindt, komt het team voor het eerst samen om het fundament te leggen. Budgetten, doelgroepen en doelstellingen worden vastgesteld. Vervolgens wordt het draaiboek daar waar nodig aangepast of aangevuld en begint het uitzetten van acties. Er volgen wekelijkse sessies van het projectteam waarin de voortgang van deze acties wordt besproken. Naarmate het evenement nadert, kunnen er steeds meer actiepunten afgevinkt worden.
In totaal zijn er zo'n 200 interne als externe acties die uitgezet en opgevolgd moeten worden. Van het aanvragen van een evenementen vergunning bij de gemeente tot het regelen van verkeersregelaars. Hotelkamers moeten worden geboekt voor de buitenlandse gasten en er gaat veel tijd zitten in het zorgvuldig samenstellen van een gevarieerd en iedere keer weer vernieuwend programma. Als Royal Eijkelkamp proberen we altijd zoveel mogelijk zelf te doen, maar in de loop der jaren is de omvang van de Experience Days zodanig gegroeid dat er veel zaken inmiddels uitbesteed worden, zaken als catering, audiovisuele ondersteuning, decor- en tentenbouw.
Teamwork makes the dream work
De acties die worden uitgezet, zijn grotendeels intern gericht want bijna iedereen die bij Royal Eijkelkamp werkt, heeft voorafgaand, tijdens of na het evenement wel een aandeel in het geheel. Of het nu gaat om boormeesters die sonische boormachines demonstreren, verkoopmedewerkers die groepen begeleiden tijdens een rondleiding tot een Marketing collega die de evaluatie rondstuurt naar alle bezoekers. En daar ligt ook gelijk de kracht van het evenement. Het feit dat de bezoekers het evenement zo positief beoordelen, komt mede door de betrokkenheid, gedrevenheid en het enthousiasme van de Royal Eijkelkamp medewerkers om er samen iedere keer weer een betere editie van te maken.
Help jij een volgende Experience Day ook mee? Bekijk de actuele vacatures.
Informatie op deze pagina